Apostilla de la Haya: ¿qué es?

Artículo del archivo histórico de Pactaria, publicado originalmente el 9 de agosto de 2021. La normativa analizada puede haber evolucionado desde entonces.

¿Qué es la "Apostilla de la Haya"?

El trámite de la "apostilla" consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación de éste, una apostilla o anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un Estado firmante del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo (el "Convenio de la Haya").

Además del propio Convenio de la Haya, la Apostilla de la Haya se regula en España a través del Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, por el que se determinan los funcionarios y autoridades competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961.

El Convenio de la Haya tiene como principal objetivo facilitar el procedimiento necesario para autentificar un documento extranjero, de tal forma que desaparece la necesidad de legalización diplomática y consular de los documentos públicos emitidos por un tercer Estado.

La "apostilla", por su parte, es un sello que reviste el propio documento y lo "legaliza". Este sello recibe la denominación de "Apostilla de la Haya". En todo caso, hay que recordar que una apostilla no es un documento aparte, sino que se trata de un sello que legitima el contenido del escrito que reviste, procedente de un Estado extranjero.

La apostilla se necesita siempre que un documento emitido en un Estado deba surtir efectos legales en otro Estado diferente; con el sello de la Apostilla de la Haya, el contenido del documento queda autentificado y reconocido en cualquier otro país firmante del Convenio de la Haya.

¿Pueden apostillarse documentos procedentes de cualquier Estado?

La respuesta a la pregunta planteada es negativa.

Antes de apostillar un documento, debe tenerse en cuenta que la condición para que la Apostilla de la Haya pueda ser aplicada en el mismo, es que tanto el país emisor del documento como el receptor sean firmantes del Convenio de La Haya.

Para ello debe consultarse con carácter previo el listado de Estados firmantes del Convenio de la Haya, accesible en la web del Ministerio de Justicia.

¿Qué tipo de documentos pueden apostillarse?

Además del Estado de procedencia del documento, debe también tenerse en cuenta que no todos los documentos pueden ser apostillados. A continuación se expone un listado de los mismos.

Documentos que pueden apostillarse:

• Documentos judiciales: Documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.
• Documentos administrativos.
• Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

Documentos que no pueden apostillarse:

• Documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
• Documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
• Documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados.
• Certificados negativos de antecedentes penales de ciudadanos españoles que vayan a surtir efectos en otros Estados de la Unión Europea y documentos sobre ciudadanos españoles expedidos por los Registros Civiles españoles, incluidos los consulares, que vayan a surtir efectos en otros Estados de la Unión Europea.

¿Cuál es el procedimiento a seguir para apostillar un documento?

La apostilla de documentos extranjeros en España se puede realizar tanto de manera presencial (solicitando cita previa) como por correo postal. El organismo competente variará según el tipo de documento de que se trate (administrativo, judicial, notarial, privado con firmas legitimadas o público).

Presencial:

• Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla.
• Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.
• Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla.

Por correo postal:

• Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla.
• Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.

Apostilla electrónica:

Además, es importante tener en cuenta que en la página oficial del Ministerio de Justicia se ofrece también la posibilidad de solicitar la "apostilla" por medios digitales, denominada "apostilla electrónica".

La "apostilla electrónica" tiene los mismos efectos legales que la Apostilla de la Haya, y la principal diferencia consiste en que puede solicitarse por medios digitales a través de la página web oficial del Ministerio de Justicia, cumpliendo para ello con los requisitos legales establecidos en la normativa aplicable para poder apostillar documentos y con los requisitos técnicos exigidos por el citado sitio web.